Indiferent de modalitatea de desfasurare o procedura poate avea la un moment dat una din urmatoarele stari:
- In desfasurare – reprezinta acea stare a procedurii in care se pot efectua inscrieri in procedura, depunere de oferta, evaluri etc. La momentul publicarii anuntului de initiere aferent, procedura va intra automat starea "In desfasurare".
- Suspendata – reprezinta starea in care va intra procedura la suspendarea de catre autoritatea contractanta a acesteia. In starea "Suspendata" nu sunt permise niciun fel de actiuni la nivel de procedura.
- Anulata – reprezinta starea in care se va intra procedura la momentul anularii procedurii de catre autoritatea contractanta sau de catre sistem la expirarea termenului limita de depunere oferta / candidatura daca nu exista ofertanti inscrisi;
- Atribuita – reprezinta starea in care va trece procedura la momentul publicarii anuntului de atribuire (in cazul loturilor procedura trece in starea "Atribuita" la momentul in care nu mai exista niciun lot in desfasurare, chiar daca s-a publicat anterior un anunt de atribuire partial).
In cazul contractului impartit pe loturi, fiecare lot este considerat o procedura separata. Orice lot are propriul ciclu de viata, iar acesta este independent de fluxul celorlalte loturi ale procedurii. Prin urmare se impune gestionarea de stari si la nivel de lot.
Ca si in cazul procedurii, la nivel de lot vom identifica urmatoarele stari:
- In desfasurare – reprezinta acea stare a lotului in care se pot efectua inscrieri in procedura, depunere de oferta, evaluri etc. La momentul publicarii anuntului de initiere aferent, lotul va intra automat starea "In desfasurare".
- Suspendata – reprezinta starea in care va intra lotul la suspendarea de catre autoritatea contractanta a acesteia. In starea "Suspendata" nu sunt permise niciun fel de actiuni la nivel de procedura, cu exceptia actiunii de revenire din suspendare.
- Anulata – reprezinta starea in care se schimba lotul la momentul anularii lotului sau procedurii;
- Atribuita – reprezinta starea in care se va schimba lotul la momentul publicarii anuntului de atribuire pentru contractul la care lotul respectiv a fost asociat.
Loturile unei proceduri pot fi in stari diferite sau chiar in faze diferite la un moment dat. La momentul initierii procedurii loturile au aceeasi stare si aceeasi data limita de depunere a ofertei / candidaturii (configurata de autoritatea contractanta in anuntul de initiere). Unele loturi se pot suspenda de catre autoritatea contarctanta si prin urmare data limita corespunzatoare etapei in care se afla se va decala la revenira din suspendare. Altele pot fi anulate sau li se poate extinde termenul limita. Operatiile enumerate reprezinta exemple de actiuni care pot produce defazaje intre loturi (atat la nivel de stari sau etape, cat si in ceea ce priveste termenele limita).
Starea unei proceduri cu loturi este influenta de starea loturilor continute astfel:
- O procedura online sau offline este considerata „In desfasurare”, daca are cel putin un lot in starea „In desfasurare” sau „Suspendata”.
- O procedura online sau offline este considerata „Anulata” in cazul anularii procedurii sau daca toate loturile contine au fost anulate individual.
- O procedura online sau offline este considerata „Suspendata” daca procedura a fost suspendata. Chiar daca toate loturile continute, care nu sunt atribuite sau anulate, sunt suspendate, procedura va pastra starea „In desfasurare“.
- O procedura online sau offline este considerata „Atribuita” daca toate loturile continute care nu sunt anulate, sunt atribuite. Este suficient ca un singur lot al procedurii sa fie atribuit (in cazul in care restul sunt anulate) pentru ca procedura sa se atribuie.
